Enregistrement, prise de notes
- Si vous nous confiez l’enregistrement, un chargé de réunion est dépêché sur place.
- Il assure une prise de son professionnelle et une prise de notes objective, à coût modéré :
- La veille de la réunion, il prend connaissance de l’ordre du jour, de la liste prévisionnelle des participants et de votre documentation.
- Avant la réunion, il se branche sur votre régie son ou installe une sonorisation professionnelle (table de mixage, microphones), adaptée à la taille de la salle et au nombre d’intervenants ; il effectue des tests pour s’assurer du bon réglage du dispositif ; il saisit le nom des participants.
- Au début de la réunion, il vérifie le plan de table ; il note les participants présents et les absents ; il rappelle avec tact les règles de bonne conduite pour un enregistrement optimal ;
- Pendant la réunion, il ajuste le réglage du son, et prend discrètement des notes, de manière objective, sur le déroulé détaillé des interventions de la séance ;
- A la fin de la réunion, il fait signer une feuille de présence, vous remet un CD audio de l’enregistrement, scanne les présentations remises en séance, et récupère le fichier de sécurité issu du dictaphone de secours.
- Le chargé de réunion transfère alors les fichiers à la production, qui contrôle leur complétude et qualité, puis les transmet, en flux tendu, à votre rédacteur attitré.
- En cas de conférence téléphonique, la production se connecte à la ligne téléphonique de l’organisateur technique de la conférence. Nous vous recommandons vivement, pour obtenir un enregistrement exploitable par le rédacteur, d’organiser très strictement les interventions orales, avec présentation systématique des intervenants avant leur prise de parole ;
- Nos 25 chargés de réunion sont des bac+2 spécialisés dans les métiers du son et de la communication.
